Projektbeschleunigung durch behördliche Projektmanager
Funktionen und Einsatzgebiete des Projektmanagers
Im Rahmen von Genehmigungsverfahren fungieren behördenexterne Projektmanager im Verwaltungsapparat als Projekt-, Prozess- bzw. Schnittstellenmanager. Die Schnittstellen in Genehmigungsverfahren sind einerseits die Antragstellerin und andererseits die Verfahrensträgerin, in Form der zuständigen entscheidenden Behörde sowie die involvierten internen wie externen Parteien, wie z.B. Fachbehörden, Ämter, Gutachter, Fach-/Sachverständige usw.. Dabei wird durch den Einsatz eines Projektmanagers in Genehmigungsverfahren das primäre Ziel verfolgt, die Verfahrensübersicht mit Zielsetzung, -verfolgung und Zielerreichung sowie deren zeitlicher Einhaltung zu verfolgen und im Prozess sicherzustellen.
Für die Frage, wie ein externer Projektmanager in die Verwaltungsstruktur integriert werden kann, spielt die vorherrschende Verwaltungs-(Organisations)struktur eine wesentliche Rolle. Dabei kann der Projektmanager unterschiedliche Funktionen wie bspw. prozessorientierte Koordinations-, Kommunikations-, Integrations-, Controlling- oder Berichtsfunktion, fachliches und rechtliches Consulting und gegegebenfalls nachgeschaltete Überwachungsfunktionen, und sonstige anfallende Managementaufgaben wie das Konfliktmanagement übernehmen. Der Tätigkeitsbereich und die Zuständigkeiten müssen hierbei klar definiert werden, um potenzielle Konfliktfelder zu vermeiden und erfolgreiche Prozesseffektivität zu schaffen. In Verwaltungsstrukturen sind festgelegte Prozesse mit Zuständigkeiten, Aufgabenzuordnung und zeitlicher Abfolge die Basisbausteine, mit der Behörden-Projektmanager das Verfahrenscontrolling im jeweiligen Projekt festlegen und umsetzen.
Ein Behördensachverständiger kann darüber hinaus auch operative Tätigkeiten in der Anlagenüberwachung (gemäß §13 9.BImSchV) übernehmen. Hierbei ist die Einhaltung von Emissionsgrenzwerten und die Bewertung der Immissionen bezüglich z.B. Luftschadstoffe, Geruchsstoffe, Schall, usw. ein maßgebliches Tätigkeitsfeld.
Nach Einordnung in Sachverständigentätigkeiten lassen sich Behörden-Projektmanager, Behördensachverständige und Behördengutachter wie folgt einteilen:
- Sachverständige (nicht geschützt, Personen mit entsprechender Sachkunde und Expertise in einem Fachgebiet)
- Sachverständiger in Genehmigungsverfahren im Umweltbereich (werden von Sachverständigenorganisationen ausgebildet, geprüft, bestellt und überwacht)
- Sachverständige nach §36 Gewerbeordnung für das Bestellungsgebiet „Genehmigungsverfahren im Umweltbereich“ (Experten mit nachgewiesenen Qualifikationen, die durch staatlich beauftragte Bestellkörperschaften (z.B. Architekten-, Handwerks-, Ingenieurs-, Landwirtschaftskammer oder IHK) öffentlich bestellt, vereidigt und ständig beaufsichtigt werden)
- Volljuristen
Bei der Auswahl eines Projektmanagers unterscheiden Genehmigungsbehörden zwischen zwei unterschiedlichen Modellen. Für die Betrachtung juristischer Probleme und Fragestellungen wird i.d.R. ein Jurist bestellt, der sich technischen Sachverstand hinzuzieht. Bei umweltwissenschaftlichen und technischen Problemen wird dagegen ein Sachverständiger, Behördensachverständiger oder unabhängiger Behördengutachter mit entsprechendem Hintergrund einbezogen, der sich ggfs. den juristischen Sachverstand hinzuzieht.
Voraussetzungen für den Einsatz
Zur Ausübung der Tätigkeit muss der Behörden-Projektmanager bestimmte Voraussetzung mitbringen. Sachverständiger, Behördensachverständiger oder unabhängiger Behördengutachter benötigen vertiefte Kenntnisse bei der Durchführung von Genehmigungsverfahren, Kenntnis darüber welche Behörden einzubeziehen sind und welche Unterlagen formal und sachlich vorliegen müssen. Darüber hinaus müssen sie wissen welche behördlichen Fachbereiche und Fach- sowie Rechtsgutachter einbezogen werden müssen. Sie müssen alle erforderlichen Gesetze, Vorschriften zur Durchführung des Verfahrens und zu berücksichtigende technische Regeln beachten sowie Kenntnisse zu Technologien und Verfahren mitbringen, die zur Minderung von Umweltauswirkungen bei Anlagen eingesetzt werden.
Die Legitimation von externen Projektmanagern in Genehmigungsverfahren entspringt aus der 9. Bundes-Immissionsschutzverordnug. Für die Antragstellerin besteht die Möglichkeit eine Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens dadurch zu erreichen,
„dass der behördliche Verfahrensbevollmächtigte, der die Gestaltung des zeitlichen Verfahrensablaufs sowie die organisatorische und fachliche Bestimmung überwacht, sich auf Vorschlag oder mit Zustimmung und auf Kosten des Antragstellers eines Projektmanagers bedient“ (§ 2 Abs. 2 Nr. 5 der 9. BImSchV)
Der Gesetzesgeber gibt hierdurch die Möglichkeit durch die Bestellung eines externen Projektleiters zusätzliche Ressourcen zu schaffen, um eine Projektbeschleunigung zu erwirken. Insbesondere in Hinblick auf die zunehmend komplexer werdenden Genehmigungsverfahren kann eine professionelle Zuarbeit durch externe Projektmanager und eine Verstärkung personeller und technischer Ressourcen somit zu einer Steigerung der Effektivität führen.
Aufgaben im Genehmigungsverfahren
Die wesentlichen Aufgaben des Behörden-Projektmanagers in Genehmigungsverfahren im immissionsschutzrechtlichen Rahmen sind u.a.:
- Mitarbeit im Scoping-Verfahren (z.B. Vorbereitung des Scoping-Termins, Prüfung von schriftl. Unterlagen sowie Durchführung, Niederschrift, Entwurf, Ergebnis und Unterrichtung (§ 2a 9. BImSchV) über den Scoping-Termin, Mitarbeit bei der Festlegung von Sachverständigengutachten, die bis zur Öffentlichkeitsbeteiligung den Behörden vorliegen sollten.
- Aufzeigen des Antragssteller über Defizite in den Gutachten sowie in der Antragsdokumentation
- Prüfung der Antragsunterlagen auf Vollständigkeit (wird derzeit in den Bundesländern noch unterschiedlich und nach keinen einheitlichen Prüfverfahren gehandhabt à z.B. ELiA ist ein elektronisches Antragsstellungstool, dass in Kooperation mit den Bundesländer Niedersachsen, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern sowie Schleswig-Holstein verwendet wird)
- Erfassung von Einwendungen und deren Erfassung im sogenannten „Regiebuch“ zur Vorbereitung auf den Erörterungstermin
- Technische Organisation des Erörterungstermines und evtl. Leitung unter Aufsicht der Behörden
- Bei UVP-Pflicht (siehe §11 UVPG) wird unter maßgeblicher Beteiligung des Projektmanagers eine Zusammenfassung und Bewertung der Umweltauswirkungen des Vorhabens sowie die Maßnahmen erstellt und bewertet (siehe §12 UVPG) womit die Tätigkeit des Projektmanagers im Genehmigungsverfahren endet.
Vorteile und Aussichten für den Einsatz eines Projektmanagers
Durch den Einsatz eines externen Projektleiters auf behördlicher Seite kann der Ablauf von Genehmigungsverfahren wesentlich beschleunigt werden. Durch die Funktion als zentrale Ansprechstelle können aufkommende Probleme, die ggfs. zu Verzögerungen führen, schnell und zielgerichtet kommuniziert werden. Anliegen seitens der Antragstellerin, der Verfahrensträgerin oder den weiteren involvierten Parteien werden somit effektiver und transparenter bearbeitet, was auch zu einer höheren Akzeptanz aller Beteiligter führen kann. Durch die Überwachung der zeitlichen Fristen können Schnittstellen frühzeitig aktiviert werden, um Zieltermine einzuhalten.
